Организация хранения архивных документов в архивохранилищах управления центра документации новейшей истории

Архивной службы КБР

         В управлении центра документации новейшей истории Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики на 01.01.2016г. хранится  1763 фонда, 238 267 ед.хр. (в т.ч. 7339 фотодокументов) за 1790-2015 годы о деятельности партийных, комсомольских, профсоюзных, общественных организаций, политических партий и движений, религиозных объединений, известных граждан республики, а также документы по личному составу министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий республики и др.

Здание управления представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач по хранению, обработке, использованию архивных документов: архивохранилища, рабочие кабинеты сотрудников управления, кабинет переплетчика-реставратора (лаборатория), помещение для хранения учетных документов, комплекс читального зала, выставочный холл и др.

Архивные фонды управления размещены в двух архивохранилищах и пяти помещениях, приспособленных для хранения архивных документов, где расположены стеллажи общей протяженностью 4934 пог.м. Степень загруженности архивохранилищ и помещений для хранения документов управления составляет 90,3%.

Все поступающие в управление документы размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждого фонда хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются: название, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.  Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические указатели. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.

Архивохранилища управления

    

Доступ в архивохранилища имеют начальник управления и сотрудники отдела организации госхранения и учета документов. Сотрудники других отделов и посторонние лица (экскурсии, гости архива  и др.) допускаются в архивохранилища только с разрешения начальника управления в присутствии сотрудников вышеуказанного отдела.

Для сохранения документов большое значение имеет уровень оснащенности архива стеллажами и первичными средствами хранения. Архивохранилища управления на 85% оснащены металлическими стеллажами, в 2015 году увеличена  протяженность металлических стеллажных полок  на  167 пог.м. (3,4%), что позволит  разместить более  5000 ед.хр. В управлении на 01.01.2016г. закартонированы  185 000 ед.хр., что составляет 80 % от общего количества хранящихся дел.

Основные учетные документы управления: список фондов, книга учета поступлений,  листы фондов, паспорт управления, сведения об изменениях в составе и объеме фондов и др. хранятся в металлическом  сейфе  у начальника отдела организации госхранения и учета документов К.Т.Максидовой.  Архивные описи документов и  дела фондов постоянного срока хранения хранятся  в обособленном помещении в металлических шкафах, в соответствии с требованиями Правил работы госархивов, М., 2007; архивные описи и дела фондов по личному составу – в кабинете у заведующей сектором социально-правовой документации управления Ж.Б.Карчаевой.

 Кабинет для хранения описей дел                                                                                                                                    Кабинет сектора социально-

 и дел фондов постоянного                                                                                                                                                  правовой документации, где

 срока хранения                                                                                                                                                                         хранятся описи дел и дела 

                                                                                                                                                                                      фондов по личному составу

                                                                       

 

 

В управлении осуществляется постоянный контроль за состоянием противопожарной безопасности, антитеррористической защищенности здания.  Охрана здания обеспечивается круглосуточным постом, средствами пожарной сигнализации, установлено видеонаблюдение.

В рамках реализации мероприятий по усилению пожарной безопасности в управлении в 2015 году приобретены и установлены  пожарный щит и прилагающийся к нему инвентарь. Изготовлены и прикреплены к шкафам внутренних водяных кранов памятки по их использованию в случае пожара. В здании управления  в соответствии с требованиями нормативных документов установлены 33 углекислотных и порошковых огнетушителей, приобретенных в 2015 году.

 

 Начальник отдела организации государственного

хранения и учета документов УЦДНИ АС КБР

К.Т.Максидова

 

 

360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

факс (8662) 76-04-26

e-mail: archives_kbr@mail.ru