О работе читального зала УЦГА АС КБР за 9 месяцев 2017 г: проблемы и перспективы.

 

Одним из направлений деятельности отдела использования документов и методической работы является организация использования документов через читальный зал управления центрального государственного архива Архивной службы КБР (далее УЦГА АС КБР). Возросшие запросы общества в документной информации, увеличивают многократно интенсивность использования документов в читальном зале, выдвигая на передний план вопросы, связанные с организацией использования документов в читальном зале.

За 9 месяцев текущего года читальный зал посетили 227 исследователей, которым выдано было свыше 8 тыс. дел и более 3 тыс. описей. Зарегистрировано 1750 посещений читального зала исследователями. Сотрудниками читального зала  проведено более 800 консультаций.

Небольшое исследование, проведённое на предмет увеличения интенсивности использования документов в читальном зале, даёт представление о возросшем интересе пользователей к документам XIX века. Так, документы XIX века о выезде кабардинцев и балкарцев в Турцию и в Мекку, исследователи, работавшие в 50-е - 80-е годы в архиве, заказывали крайне редко. Ситуация изменилась со второй половины 90-х годов, когда пользователи стали проявлять больший интерес к изучению своих родословных. Теперь, особенно в последнее десятилетие, интенсивность использования документов о выезде за границу, о которых шла речь выше, возросла многократно.

Например:

- Дело из фонда «Управление Кабардинского округа» о переселении горцев в Турцию за период с 1945 по 1995 годы (за пятьдесят лет) выдавалось пользователям в читальный зал 14 раз, тогда как за последние 17 лет (с 1996 по 2012 год) это дело выдавалось в читальный зал 39 раз. (И-2, on. 1, ед.хр.743)

- Дело из фонда «Управление Большой Кабарды» «Рапорта и прошения жителей Большой Кабарды о разрешении на поездку в Мекку для совершения религиозного обряда, списки лиц, желающих отправиться в Мекку» за период с 1945 по 1995 годы (за пятьдесят лет) выдавалось пользователям в читальный зал 2 раза, а за последние 21 год (с 1996 по 2017 год) это дело выдавалось в читальный зал 52 раза. (И-7, оп.1, ед.хр. 2)

Это касается и других комплексов документов Х1Х-нач. XX вв.

Например, документы о развитии образования в XIX веке в Кабарде и Балкарии, о создании новых поселений, материалы переписи населения и т.д.:

- Дело из фонда «Управление Нальчикского округа» «Ведомости о населении, о распределении земель, о скотоводстве в области, о числе учебных заведений в Терской области» за период с 1945 по 1995 годы (за пятьдесят лет) выдавалось пользователям в читальный зал 9 раз, а за последние 21 год (с 1996 по 2017 год) это дело выдавалось в читальный зал 58 раз. (И-6, оп.1, ед.хр. 6 т.2)

- Дело из фонда «Управление Нальчикского округа» «Прошения граждан о переселении из одного селения в другое» за период с 1945 по 1995 годы (за пятьдесят лет) выдавалось пользователям в читальный зал 12 раз, а за последние 17 лет (с 1996 по 2012 год) это дело выдавалось в читальный зал 28 раз. (И-6, оп.2, ед.хр. 53)

Многие дела о переселении жителей Кабарды и Балкарии из одного аула в другой стали затребованы пользователями с конца 90-х годов.

Например:

- Дело из фонда «Управление Кабардинского округа» «О переселении жителей Кабардинского округа из одного аула в другой» выдавалось пользователям с 1999 по 2017 годы, за 18 лет, 44 раза. (И-2, оп. 2, ед.хр.30)

- Дело из фонда «Георгиевское окружное управление» «О переселении местных жителей на новые места жительства» выдавалось пользователям с 1999 по 2017 годы, за 18 лет, 59 раз. (И-3, on. 1, ед.хр.11)

- Дело из фонда «Кабардино-Балкарское статистическое бюро» «Личные листки переписи населения» выдавалось с 1996 по 2017 год 27 раз. (Р-151, оп.1, ед.хр. 366)

Даже из этой небольшой подборки проведённого исследования видно как увеличилась интенсивность использования определённых комплексов документов XIX - н. XX вв. Как же уберечь архивные документы от неминуемого угасания и других рисков.

Сотрудники отдела использования документов и методической работы решают вопросы, связанные с сохранностью документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007г., «Поряд-ком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (Москва. 2014 г.)

Пользователи допускаются в читальный зал на основании их личного заявления или письма направившей его организации.

Использование документов в читальном зале проходит под контролем сотрудников. Пользователи предупреждаются об ответственности, которую они несут за документы, принятые ими для использования. О том, что нельзя на них делать пометы, деформировать документы, что нельзя изымать документы и их составные части (марки, фотографии, карты и т.д.), использовать различные предметы в качестве закладки.

В читальном зале установлено система видеонаблюдения. Но установка видеокамеры - это не повод успокаиваться, необходимо применять все доступные на сегодняшний момент способы сохранности документов.

Все особо ценные дела, возвращаемые в хранилище, проверяются полистно.

Сотрудники читального зала следят за движением дел при организации копирования документов.

При передаче дела на копирование, сотрудник, принимающий дела расписывается в бланке заказа и отвечает за сохранность дела до его возвращения в читальный зал.

При использовании в читальном зале документы постоянно подвергаются световому воздействию. Первый раз - во время полистной проверки документов перед выдачей их в читальный зал, второй - во время работы исследователей в читальном зале и третий раз - во время полистной проверки перед возвращением в хранилище. Свет, как известно, «...наиболее опасный и быстродействующий фактор, вызывающий разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды, в том числе при низких температурах... Достаточная для разрушения документа доза светового облучения может быть получена не сразу, а постепенно, в разное время, от разных естественных и искусственных источников...». Поэтому, в архиве уделяется внимание освещённости рабочих мест исследователей. Последние замеры показали уровень освещённости на рабочих столах - не выше 100 люкс, что соответствует требованиям. При использовании документов сотрудники следят за тем, чтобы документы не подвергались воздействию прямого или отражённого солнечного света. Ведь «...При освещении солнечным светом многие из них полностью выцветают за 50-200 часов. Особенно опасны для документов содержащие ультрафиолет излучения: прямой солнечный свет; солнечный свет, прошедший через оконное стекло, а также отражённый от белых поверхностей (стен, потолка, оборудования и т.д.)». Сотрудники следят за тем, чтобы посетители не оставляли документы на рабочих местах в открытом виде без присмотра на длительное время.

На документы, которые подвергались многократному копированию, подготовлены резервные копии (фонд пользования на бумажной основе). Это посемейные списки населённых пунктов Нальчикского округа 1886 г.

Ксерокопирование документов - это фактор, который приводит к стремительному угасанию подлинников, поэтому поощряются заказы на фотокопии документов и фотографирование документов цифровым фотоаппаратом силами самих исследователей под контролем сотрудников. При фотографировании не разрешается использование фотовспышки.

Наилучшим методом, позволяющим сочетать как обеспечение сохранности документов, так и их оперативную выдачу исследователям, представляется формирование фонда пользования, параллельно создаваемому сейчас страховому фонду.

Представляется необходимым параллельно страховому фонду создавать фонд пользования на ОЦ документы. А появление цифровых технологий создаёт новые перспективы в вопросе использования документов.

 

 

 

Начальник отдела

 использования документов и 

   методической работы УЦГА АС КБР 

Е.М.Шхагапсоева

 

 

 

 

 

 

 

360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

факс (8662) 76-04-26

e-mail: archiv@kbr.ru