Об организации работы отдела формирования архивного

фонда, ведомственных архивов и делопроизводства УЦГА АС КБР

 

Отдел формирования архивного фонда, ведомственных архивов и делопроизводства УЦГА АС КБР (далее - Отдел) в своей деятельности руководствуется Законом РФ от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации» и Законом  КБР от 12.01.2009 г. №3-РЗ «Об Архивном деле в Кабардино-Балкарской Республики», нормативными правовыми актами Росархива, определяющими направления архивной деятельности; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

Одним из основных направлений деятельности Отдела является комплектование Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики документами учреждений и организаций – источников комплектования УЦГА АС КБР.

На 1 мая 2017 года в списке организаций - источников комплектования УЦГА АС КБР – 149 организаций, 59 из которых федерального подчинения, 14 организаций с негосударственной формой собственности.

Государственные органы и учреждения включаются в список организаций-источников комплектования УЦГА АС КБР в обязательном порядке.

Территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, организации негосударственной формы собственности расположенные на территории КБР включаются в список организаций-источников комплектования на основании соглашения о сотрудничестве в области архивного дела.

В настоящее время заключено 71 соглашение об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела.

За каждой организацией-источником комплектования УЦГА АС КБР закреплён куратор - сотрудник Отдела.

На каждую организацию - источник комплектования ведется наблюдательное дело, оно формируется с момента включения организации в список организаций-источников комплектования и ведется до момента исключения организации из него. Состав документов, помещаемых в наблюдательные дела, периодически пополняется соответствующим комплексом действующих нормативно-методических документов характеризующих работу архива и организацию документов в делопроизводстве (внутренняя опись, историческая справка, копии приказов организации по этим вопросам, номенклатуры дел, положения об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкции по делопроизводству и др. документы).

В целях определения объёма и состава документов, условий хранения документов, находящихся на ведомственном (временном) хранении в организациях-источниках комплектования осуществляются выходы в организации. По итогам выходов составляются справки и даются рекомендации, в которых отражается существующее положение в делопроизводстве организаций, и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

Отдел в пределах предоставленных ему полномочий осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования по следующим направлениям:

- методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве;

- контроль за отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности;

- взаимодействие с экспертными комиссиями организаций;

- ведение государственного учета документов Архивного фонда КБР в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций;

- повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.

Работа строится в соответствии с планом основных мероприятий АС КБР, годовым планом работы управления, индивидуальными годовыми планами работы сотрудников отдела.

 

 

Начальник отдела формирования

архивного фонда, ведомственных

архивов и делопроизводства УЦГА АС КБР                                                                                                    Э.Г. Шибзухова

 

360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

факс (8662) 76-04-26

e-mail: archiv@kbr.ru